Giao tiếp với nhân viên - bí quyết thành công của nhà lãnh đạo - VnExpress Kinh Doanh

Sau đây là chia sẻ của bà Lou Solomon - CEO hãng tư vấn Interact trên Tạp chí kinh doanh Harvard về vai trò của giao tiếp trong quản trị:

Nếu bạn là một vị sếp khó thiết lập những mối liên hệ sâu sắc với nhân viên cấp dưới, hãy lưu ý tới kết quả của bản điều tra sau: hơn 900 trên 1.000 nhân viên Mỹ được hỏi cho rằng những vấn đề trong giao tiếp có thể khiến nhà quản lý mất vị trí lãnh đạo.

Nguồn: Harris Poll / HBR

Những số liệu này cho thấy hầu hết lãnh đạo đều không tận dụng những khoảnh khắc vàng để nhân viên nhận ra tấm lòng của họ. Hãy tưởng tượng điều này đơn giản hơn nhiều, tiết kiệm hơn so với số ngân sách của doanh nghiệp bỏ ra để điều tra thái độ nhân viên, tái cơ cấu tổ chức, thuê tư vấn và triển khai những sáng kiến.

Những nhà lãnh đạo hiệu quả hiểu rằng một môi trường giao tiếp lành mạnh đòi hỏi sự kết hợp toàn diện các yếu tố như sự chỉ đạo rõ ràng, nhìn nhận đúng đắn, cho tới nhưng câu hỏi thể hiện sự quan tâm sao sát tới nhân viên. Họ hiểu rằng hiệu quả làm việc đi kèm vói giao tiếp nội bộ. Họ biết quan tâm tới việc xây dựng một mối liên hệ gắn kết với nhân viên và thiết lập sự tôn trọng đối với cộng sự bằng những câu nói sau.

"Tôi thấy bạn rất tốt ở những điểm sau:..." - Những câu đơn giản kiểu như “Em làm tốt đấy” không thể nào làm thỏa mãn những nhân viên đã “bán cả thể xác và linh hồn” cho công việc. Thay vào đó, bạn hãy khen ngợi một cách cụ thể hơn “Tôi đánh giá cao việc cậu đã thuyết phục được các nhân viên phòng ban khác giúp đỡ chúng ta đạt được mục tiêu. Cậu đúng là con người của kết nối".

Lãnh đạo cần tôn trọng và nhận ra được những nét đặc biệt của nhân viên và những sự đóng góp độc đáo của họ. Hãy cho họ biết sự thấu hiểu của bạn.

"Cảm ơn các bạn (trên góc độ cá nhân và trước công chúng)" - Giao tiếp hàng ngày – từ thang máy cho tới chỗ để xe – mang lại cơ hội cho nhà lãnh đạo tương tác và thể hiện sự tôn trọng nhiều hơn tới nhân viên và những nỗ lực của họ. Sự công nhận trong cuộc họp hay thông qua email, văn bản nội bộ đều có ý nghĩa lớn. Ví dụ, giám đốc điều hành Lynn Good của hãng Duke Energy gắn mẩu giấy ghi chữ “Thank you” vào nơi làm việc của mỗi nhân viên.

"Các bạn nghĩ sao về điều này ?" - Nhân viên sẽ giữ “khư khư” những ý tưởng tuyệt vời của họ trước một nhà lãnh đạo chỉ biết mình luôn luôn đúng hay lấy ý kiến của người khác làm ý tưởng của mình. Lãnh đạo cần chủ động hỏi nhân viên những câu nhủ “Các bạn nghĩ làm sao chúng ta có thể cải thiện được tình hình?” “Điều gì khiến ta đang mắc kẹt tại đây?”. Hãy biết tạo nên một môi trường bình đẳng mà ai cũng có cơ hội thể hiện và được thấy ý kiến của mình được nhìn nhận.

"Tình hình là công ty đang có những vấn đề sau:" - Các doanh nghiệp thường hoạt động với một nhịp độ nhanh chóng. Thông tin thì lại thường được đưa ra ở phút cuối cùng. Điều này khiến nhân viên cảm thấy không an toàn về tương lai về công việc của họ. Một sự giải thích rõ ràng luôn tốt hơn là không giải thích gì cả.

"Tôi có một vài lời với cậu" - Đừng để đến cuộc họp rồi mới nhận xét và đánh giá mọi người. Một môi trường liên tục có những phản hồi là một môi trường lành mạnh và linh hoạt. Thế hệ nhân viên ngày nay muốn có sự hướng dẫn và phản hồi hơn thế hệ trước nhiều.

"Mình cũng có vài tồn tại sau" - Hãy thể hiện bạn cũng có những khuyết điểm. Những nhà lãnh đạo thông minh, giàu năng lực luôn biết rằng họ được nhân viên tôn trọng. Nhưng nhân viên còn thích lãnh đạo không chỉ thông minh mà thỉnh thoảng còn biết hóm hỉnh trước những lỗi của mình, một người luôn bao dung trước những gì mà cuộc sống đã dành cho họ.

"Xin chào Susan!" - Dale Carnegie từng nói tiếng gọi tên riêng của một người, đối với họ, là âm thanh quan trọng và dễ thương nhất. Hay để cho nhân viên thấy mình biết tên họ. Nếu công ty quá lớn để có thể nhớ tên từng người, hãy bắt đầu từ những đồng sự thân cận trước. Sẽ không có lời xin lỗi đại loại như “Tôi không giỏi nhớ tên”.

Richard Branson là một hình mẫu của một nhà lãnh đạo biết lắng nghe. Ảnh: Telegraph

Tiến sĩ y khoa Edward Hallowell - người từng làm việc tại Harvard Medical School quả quyết rằng, đối với hầu hết mọi người, hai trải nghiệm có sức mạnh lớn nhất trong cuộc sống đó là đạt được (achieving) và kết nối (connecting). Nhưng nếu chúng ta tập trung quá nhiều vào việc đạt được thành quả, chúng ta sẽ khó làm việc còn lại là kết nối.

Tôi thường hỏi sinh viên học thạc sĩ câu nỏi này: Ai sẽ là người có ảnh hưởng và tạo động lực cho các em nhiều hơn – một vị giáo sư giỏi có nhiều báo cáo khoa học song không thích dành thời gian cho các em hay một vị khác cũng giỏi, ít báo cáo khoa học hơn, nhưng thích nói chuyện với em như một người giản dị bình thường. Câu trả lời luôn là người thứ hai.

Điểm mấu chốt là kinh doanh luôn phục vụ con người – nó đã luôn luôn thế và sẽ luôn luôn như vậy. Một doanh nghiệp thường thất bại không phải bởi vì lãnh đạo không biết kinh doanh mà thường bởi vì họ không hiểu những người đang làm việc với họ.

Thành công của tổ chức phần lớn nằm ở mối liên kết giữa nhân viên là lãnh đạo. Một môi trường thiếu sự gắn bó của nhân viên, người lãnh đạo không chủ động tạo mối liên kết với nhân viên mới là người chịu trách nhiệm chính.

Đức Anh